Boyn Digitalarchiv

Workflow

Boyn Digitalarchiv enthält in der Standardversion bereits einen vollständigen Workflow zur Freigabe von Dokumenten. Zusätzlich können Sie aber auch spezielle Workflows integrieren, die wir an Ihre Bedürfnisse und vorhandene Prozesse anpassen.

Standard-Workflow

Der Standard Workflow bietet Ihnen die Möglichkeit zu archivierende Dokumente von Ihren Mitarbeitern, vor der Archivierung prüfen und freigeben zu lassen. Prüfer können entsprechend der jeweiligen Zugriffsrechte auf eine Kategorie ausgewählt und zugeordnet werden. Den aktuellen Status eines Prozesses können Initiatoren des Workflows jederzeit in einer Übersichtstabelle prüfen.

QM-Workflow

Mit unserem intuitiven QM-Workflow verwalten und lenken Sie Ihre Dokumente sicher, effizient und übersichtlich. Erstellen Sie die benötigten Kategorien zur übersichtlichen Verwaltung Ihres Qualitätsmanagements und erteilen Sie Mitarbeitern individuell die benötigten Zugriffsrechte. Einfacher und effizienter kann das betriebliche Qualitätsmanagement kaum realisiert werden.

Die rollenbasierte Zuordnung von Benutzern als Inhaber, Leser, Ersteller und Prüfer von QM-Prozessen ermöglicht eine einfache Pflege und Rückverfolgbarkeit der Aufgaben in allen relevanten QM-Dokumenten. Die integrierte Wiedervorlage ermöglicht die Überprüfung der Wirksamkeit von Aufgabenergebnissen.

Durch eine frei skalierbare Wiedervorlage werden ausgewählte Mitarbeiter und Verantwortliche an festgelegte Fristen erinnert oder gezielt auf neue und geänderte Dokumente aufmerksam gemacht. Die nachvollziehbare Workflow- und Dokument-Historie mit Kommentarfunktion ermöglicht es Ihnen, Stellenbeschreibungen, Formblätter und Dienstanweisungen kontinuierlich zu verbessern.

 

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Kreditoren-Workflow

Um Eingangsrechnungen vor der endgültigen Archivierung sorgfältig prüfen zu können ist es meist erforderlich, dass mehrere Mitarbeiter diese kontrollieren und auch freigeben. Mit einem digitalen Kreditoren-Workflow haben Sie die Möglichkeit, einen auf Ihren internen Prozessablauf abgestimmten Prozess zu entwickeln und zu etablieren.

An einem solchen Workflow nehmen nacheinander meist mehrere Prüfer teil. Diese können beispielsweise Besteller, Controller und auch Mitarbeiter der Buchhaltung sein, welche zu Beginn entweder fest ausgewählt oder durch den Initiator individuell ausgewählt werden. Des Weiteren hat der Initiator vor Prüfungsstart die Möglichkeit, die Kategorie und ggf. Unterkategorie für die Archivierung auszuwählen.

Ein großer Vorteil ist, dass direkt beim Start der digitalen Rechnungsprüfung die Dokumente bereits archiviert werden und somit auch während der Prüfung jederzeit auffindbar sind. Erst nach Freigabe aller Prüfer ist die digitale Rechnungsprüfung abgeschlossen und ein Begleitschein, bei dem der ganze Prüfungsablauf dokumentiert ist, wird mit dem bereits archivierten Dokument verknüpft. Da sowohl das Dokument, als auch der Begleitschein volltext-ausgelesen werden, sind beide über die Volltextsuche auffindbar.

Damit der Überblick der Dokumente nicht verloren geht, kann der Status aller laufenden Workflows in einer Übersicht beobachtet werden.