GoDB ist Pflicht ab 01. Januar 2017

Findet alles - sichert alles!

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in  elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Das Boyn Digital Archiv bietet Ihnen:

  • Die ultimative Lösung für den schnellen und nachhaltigen Einstieg in die rechtskonforme, digitale Archivierung.
  • Die Suchmaschine für Informationen, Dokumente, Dateien, E-Mails u. v. m. in Ihrem hausinternen Netzwerk.
  • Verwandelt Ihr passives Aktenlager in einen aktiven Know-how-Pool für alle Mitarbeiter.


  • Findet in Ihrem digitalen Archiv sekundenschnell das Dokument, das Bild, die Zeichnung oder die E-Mail, die Sie suchen.
  • Informationen können miteinander verknüpft, gesammelt, gesucht und aufgelistet werden.
  • Beinhaltet Server, OCR, Backupsystem und Archivierungs-Software. Sie erhalten eine komplette und rechtssichere Lösung, die sofort einsatzbereit ist.

Einführung und Nutzen

Einfache, stukturierte Ablage schafft Wettbewerbsvorteile

Die Gefahr eines Datendschungels kann mit einem DIGITAL ARCHIV ganz einfach vermieden werden. Durch Drag & Drop werden Ihre Dokumente schnell und einfach in das Archiv geladen. Dort gibt es nur die vorgegebenen Kategorien, in welche die einzelnen Dokumente abgelegt werden.

Die einzelnen Kategorien werden zentral und nur mit entsprechender Rechtevergabe verwaltet, sodass Ihre Mitarbeiter nicht in Versuchung kommen, sich ihr eigenes Ablagesystem zu erstellen.

Des Weiteren erhalten Sie durch eine Schnittstelle zu Ihrem ERP-System eine automatisierte Archivierung der Dokumente. Diese werden sofort in der korrekten Kategorie abgelegt.

Die papierlose Verarbeitung von Daten und die digitale Archivierung beschleunigt Prozesse, bietet schnellere Zugriffszeiten und eine dezentrale Verfügbarkeit von Dokumenten und Daten. Damit liefert sie einen wichtigen Beitrag zur Kostenreduktion.

Digitale Archivierung bietet viele Vorteile

Digitale Archivierung ist wirtschaftlich sinnvoll: Angefangen bei der Verkürzung von Suchvorgängen über den deutlich verringerten Raumbedarf, bis zur Datensicherheit bieten Softwarelösungen wie Boyn Digitalarchiv eine Unmenge an Vorteilen. Unternehmen, die nach Wachstumspotentialen suchen, kommen meist eher früher als spät, um den Einsatz eines elektronischen Archivs nicht herum.

In einem digitalen Archiv findet die Erfassung, Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten und Informationen, die täglich im Unternehmen produziert werden und auf unterschiedlichsten Kanälen im Unternehmen eintreffen, statt.

Zusätzlich bildet das digitale Archiv die optimale Grundlage, um gemeinsam an Projekten und Workflows zu arbeiten und Wissen zu speichern, zu teilen und weiterzuentwickeln. Elektronische Akten vereinfachen das gemeinsame Arbeiten enorm, denn alle notwendigen Informationen stehen zentral und transparent zur Verfügung. Alle Mitarbeiter, die auf diese Dokumente zugreifen können, haben die Möglichkeit sich eine Meinung zu bilden und ihr Wissen und ihre Fähigkeiten mit einzubringen – z. B. über praktische Notizfunktionen.

Jetzt archivieren!

Schnell flexibel anbindbar

Kosten reduzieren

Gestalten Sie jetzt die tägliche Arbeit einfacher und schneller.

Reduzieren Sie vergeudete Arbeitszeit und Papierflut durch digitale Archivierung.

Und das mit einem System das sich aufgrund seines Funktionsumfangs und einem günstigen Preis-, Leistungsverhältnis auch für kleine und mittlere Unternehmen eignet.

Mit Boyn Digitalarchiv verwalten Sie alle Arten von Dokumenten und Dateien strukturiert und übersichtlich.

Ganz egal ob Sie nur E-Mails, Rechnungen, Personalakten oder QM-Dokumente auf Dauer archivieren möchten oder ein System suchen, mit dem Sie Dokumentenworkflows initiieren und durchführen können.

Alles wieder finden

Einmal archivierte Daten können über ein einfaches Suchfeld jederzeit wieder gefunden werden.

Mit der Vorschaufunktion können Sie den Inhalt eines Dokumentes bereits erfassen ohne es öffnen zu müssen.

Durch OCR und Volltextsuche finden Sie bei Bedarf jedes Dokument blitzschnell. Das ist Dokumentenmanagement wie Sie es lieben werden.

Boyn Digitalarchiv läuft auf Ihrem eigenen Server, in Ihrem Unternehmen.

Einmal eingerichtet können Sie sofort loslegen zu archivieren.

Damit Sie schon ab morgen Ihre Dokumente finden und mehr Zeit für Ihre Kunden haben.

Zum perfekten Workflow

Die Dateien werden für Sie gefunden

Das digitale Archiv findet, was Sie suchen

Ein digitales Archiv bringt Licht ins Dunkel. Das digitale Archiv hilft die lange Suche zu verhindern und liefert sofort das gewünschte Dokument.

Durch eine optical character recognition (kurz OCR), wird ein Dokument im Volltext ausgelesen. Die Volltextauslesung erkennt jeden einzelnen Buchstaben und jedes einzelne Wort im Dokument.

Dies ermöglicht ein Suchergebnis innerhalb von wenigen Sekunden. Es kann sogar nur nach einzelnen Stichwörtern gesucht werden.

Hierbei gilt natürlich, je konkreter der Suchbegriff, desto genauer das Suchergebnis.

Als Beispiel ist „Rechnung“ zu nennen. Gibt man bei der Suche nur diesen Begriff ein, erscheinen alle Dokumente, die das Wort Rechnung beinhalten. Durch die Eingabe der Rechnungsnummer, wie zum Beispiel „34567“, wird Ihnen genau diese Rechnung bei der Suche angezeigt.

Das DIGITAL ARCHIV von Boyn sichert und findet alle Dokumente zuverlässig. Sparen Sie Zeit und Kosten durch eine google-artige Suchfunktion mit zahlreichen Filtermöglichkeiten.

Dokumente finden leicht gemacht

Mit Boyn Digitalarchiv archivieren Sie im Handumdrehen E-Mails, Dateien und gescannte Papierdokumente.

Alle archivierten Dokumente finden Sie Dank der google-artigen Suchfunktion kinderleicht. Einfach Suchbegriff eingeben und schon wird die gesuchte Datei angezeigt.

Geben Sie einen oder mehrere Begriffe in das Suchfeld von Boyn Digitalarchiv ein und blitzschnell werden Ihnen alle relevanten Suchergebnisse angezeigt.

Finden Sie ab sofort und jederzeit schnell und intuitiv E-Mails mit Anhang, Dateien, Akten, Vorgänge und Dokumente.

Schaffen Sie eine Informationsbasis auf die alle Mitarbeiter, entsprechend der Rechtevergabe, zugreifen können.

Boyn Digitalarchiv ist revisionssicher und in Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation GOBD-konform.

Ganz ohne Schulung

Die digitale Archivierung mit Boyn Digitalarchiv spart für Sie Zeit und bares Geld.

Ganz ohne Schulung sind Ihre Mitarbeiter in der Lage Dateien abzulegen, zu kategorisieren und auf das Wissen Ihres Unternehmens in Sekundenschnelle zuzugreifen.

Damit wird Boyn Digitalarchiv auch in Ihrem Unternehmen schnell zu einem geschätzten und unverzichtbaren Helfer.

Mit Boyn Digitalarchiv haben Sie den schnellen Zugriff auf die Dokumente dann, wenn Sie sie brauchen.

Boyn Digitalarchiv ist mehr als nur Archivierung. Boyn Digitalarchiv ist die Softwarelösung, die die Suche nach Dokumenten, Dateien und E-Mails im Unternehmen in neue Bahnen lenkt.

Revisionssichere Archivierung

Was ist revisionssichere Archivierung?

Eine revisionssichere Archivierung in Bezug auf elektronische Archivsysteme muss in Deutschland mehreren Vorgaben entsprechen. Sowohl im Handelsgesetzbuch (§ 239. 257 HGB), in der Abgabenordnung (§ 146, 147 AO), als auch in den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind diese Anforderungen gesetzlich genannt.

Außerdem müssen sowohl die gesetzlichen Bestimmungen (HGB, BDSG etc.), als auch die betrieblichen Bestimmungen des Nutzers in Bezug auf Datensicherheit und Datenschutz sichergestellt sein.

Der Verband Organisations- und Informationssysteme hat zehn Grundsätze zur Revisionssicherheit von elektronischen Dokumenten so definiert:

  • Jedes Dokument wird unveränderbar archiviert.
  • Kein E-Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
  • Jedes Dokument muss mit geeigneten Techniken (zum Beispiel durch das indexieren mit Metadaten) wieder auffindbar sein.
  • Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
  • Kein Dokument darf während der vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
  • Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie sie erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
  • Alle Dokumente müssen zeitnah wiedergefunden werden können.
  • Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
  • Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
  • Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB, AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.

[Quelle: www.voi.de

 

Um Revisionssicherheit herzustellen sind sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, ein sicherer Betrieb und der Nachweis einer Verfahrensdokumentation unerlässlich.

In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten daher folgende Kriterien:

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

Sind all diese erforderlichen Anforderungen für ein sicheres Archiv gegeben, ist dieses revisionssicher!

Erfahren Sie mehr!

GoBs und die GDPdU durch die GoBD abgelöst

2015 wurden die GoBs und die GDPdU durch die GoBD abgelöst. Die Anforderungen an die digitale Handhabung und Archivierung von geschäftlichen Unterlagen ist dadurch konkret geregelt. Wesentlicher der neuen Vorschriften ist die so genannte „Verfahrensdokumentation“. In der „Verfahrensdokumentation“ müssen Unternehmen genau beschreiben, wie  Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

 

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Ein revisionssicheres Archiv bedeutet…

…dass die Inhalte ordnungsgemäß unverändert und fälschungssicher gespeichert werden und jeder Zeit wieder leicht zu finden sind. Dieser Schutz vor Veränderung und Verfälschung und die Sicherheit des Gesamtverfahrens muss in jedem Fall gewährleistet werden. Zudem ist es wichtig, dass die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.