Boyn Digitalarchiv

Archivieren

Papierdokumente, Zeichnungen, Bilder, elektronische Dokumente, Belege aus der Buchhaltung oder E-Mails: Im zentralen digitalen Archiv findet alles seinen Platz. Langzeit- und revisionssicher, gesetzeskonform und unabhängig vom ursprünglichen Erzeugersystem.

Mit Boyn Digitalarchiv nutzen Sie ein innovatives, digitales Archivierungssystem, in dem Sie orts-, zeit- und netzwerkunabhängig archivieren und arbeiten können.

Im digitalen Archiv lassen sich die gespeicherten Dokumente von jedem berechtigten Mitarbeiter jederzeit recherchieren, bearbeiten, prüfen und verteilen. Auf Wunsch sogar mit Workflow-Funktionen.

Damit sorgen Sie für transparentere Geschäftsabläufe, eine rechts- und revisionssichere, compliance-konforme Ablage und geringere Druck-, Papier- und Lagerkosten.

 

Boyn Digitalarchiv erfüllt alle geltenden rechtlichen Anforderungen, erhöht dank individuellem Rechtekonzept den Datenschutz, erlaubt nach der digitalen Archivierung optional die rechtskonforme Vernichtung von Originalbelegen und reduziert den „Datenmüll“.

Informationsmanagement, digitale Akten oder Prozessoptimierung: Das digitale Archiv bietet eine Fülle an Funktionen, die das tägliche Arbeiten spürbar erleichtern und effizienter gestalten.

Dank umfangreicher Dokumentenmanagement-Funktionen wie Versionierung und Checkout/-in, einfaches und flexibles Customizing zur Anpassung an individuelle Anforderungen und Integrationsfähigkeit in bestehende Anwendungen kann sich das Boyn Digitalarchiv Ihrem Unternehmen nahtlos anpassen.

Ihr Digitalarchiv sorgt für:

  • Ordnungsmäßigkeit
    • Jedes Dokument wird nach Maßgabe der rechtlichen und organisatorischen Anforderungen aufbewahrt.
  • Vollständigkeit
    • Alle Dokumente finden den Weg ins Archiv/sind im Archiv auffindbar.
  • Unveränderlichkeit
    • Jedes Dokument ist identisch mit dem Original und nicht veränderbar.
  • Zeitnahe Verarbeitung
    • Frühestmögliche, organisatorische Archivierung.
  • Sicherheit
    • Nur von entsprechend berechtigten Benutzern einsehbar.
  • Verlustsicherheit
    • Jedes Dokument wird wieder gefunden & ist reproduzierbar.
  • Fristsicherheit
    • Löschung von Dokumenten erst nach der Aufbewahrungsfrist.
  • Prüfbarkeit
    • Prozesse, Verfahren und Dokumente können von Dritten geprüft werden.
  • Zukunftssicherheit
    • Migration und Anpassung sind möglich.