Boyn Digitalarchiv

Revisionssicherheit

Seit dem 01.01.2015 gelten für die Archivierung elektronischer Dokumente neue Bestimmungen. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) haben die bisher geltenden GDPdU und GoBS abgelöst.

Viele Unternehmen wissen noch nicht, dass elektronische Rechnungen auch zwingend elektronisch archiviert werden müssen. Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig.

Elektronische Rechnungen müssen so abgelegt und archiviert werden, dass diese während der Aufbewahrungszeit nicht geändert und jederzeit lesbar gemacht werden können.

Durch eine gezielte Archivierung kann viel Zeit und Platz gespart werden. Ein wichtiger Punkt bei der Archivierung ist die Revisionssicherheit. Doch wann ist ein Archiv überhaupt sicher? Und was bedeutet revisionssicher?

Revisionssicherheit wird mittlerweile oft als Synonym für die Archivierung elektronischer Informationen verwendet, die als verfälschungssicher und langzeitig gilt.

Eine revisionssichere Archivierung in Bezug auf elektronische Archivsysteme muss in Deutschland jedoch mehreren Vorgaben entsprechen. Sowohl im Handelsgesetzbuch (§ 239. 257 HGB), in der Abgabenordnung (§ 146, 147 AO), als auch in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) werden Anforderungen benannt. Außerdem müssen sowohl die gesetzlichen Bestimmungen (HGB, BDSG etc.), als auch die betrieblichen Bestimmungen des Nutzers in Bezug auf Datensicherheit und Datenschutz sichergestellt sein.

 

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Der Verband Organisations- und Informationssysteme hat zehn Grundsätze zur Revisionssicherheit definiert:

  • Jedes Dokument wird unveränderbar archiviert.
  • Kein E-Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
  • Jedes Dokument muss mit geeigneten Techniken (zum Beispiel durch das indexieren mit Metadaten) wieder auffindbar sein.
  • Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
  • Kein Dokument darf während der vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
  • Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie sie erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
  • Alle Dokumente müssen zeitnah wiedergefunden werden können.
  • Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
  • Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
  • Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB, AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.